✒️ La préparation d’un séminaire nécessite une bonne capacité d’organisation afin que l’ensemble des participants puisse avoir l’opportunité de se rencontrer, d’échanger et d’élargir leur réseau dans les meilleures conditions.
Pour ce faire, il est essentiel de suivre certaines étapes clés 🔑
Chez Wake Paradise, nous mettons à votre disposition un lieu adapté à vos besoins avec diverses formules de restauration possibles !
Mais pour l’heure, découvrons comment mettre en place cet événement professionnel 💬
Les 10 étapes clés pour réussir son séminaire
Qu’il se déroule sur plusieurs jours ou non, voici le squelette d’organisation que nous pouvons vous conseiller.
1)Définir les objectifs 🎯
Cette première étape clé est valable pour votre séminaire comme pour tout autre événement. Il faut qu’il soit pensé et préparé en fonction de son objectif et de sa cible !
Alors, définissez clairement ces deux points afin de conditionner de façon optimale tout le déroulé de votre organisation.
2)Le choix du thème et du format 🤔
Cette étape n’arrive pas pour rien en seconde position puisque vous ne pourrez choisir une thématique qu’en fonction de vos objectifs et de votre cible.
Une fois que vous avez fait votre choix, trouvez un intitulé accrocheur qui permettra de motiver l’ensemble des participants ; un intitulé autour duquel pourra être articulé votre projet.
C’est aussi en fonction de votre objectif que vous réussirez à définir la durée de votre séminaire d’entreprise.
3)Définir le budget 💶
Eh oui, qui dit événement dit budget !
Encore une fois, il est à définir en fonction des critères précédents que sont les objectifs, votre cible, et le format. Ne vous bloquez pas aux contraintes internes.
Il est toujours préférable de négocier des avantages avec les prestataires qui peuvent apporter davantage de confort plutôt qu’une remise de prix.
4)Le choix de la date 🗓️
Pour cette quatrième étape, il faut être judicieux !
La date va être décisive pour la présence d’un nombre maximum d’invités. Nous vous conseillons alors d’éviter celles qui peuvent compromettre la disponibilité des participants et, par conséquent, le succès de votre séminaire.
Les ponts, les vacances scolaires et les jours de rassemblement nationaux ne sont donc pas les bienvenus…
5)Le choix du lieu du séminaire 📍
Vous voici à mi-chemin dans votre quête pour l’organisation parfaite et le choix du lieu n’est pas une étape à survoler ! Il doit être choisi en fonction de sa capacité d’accueil, de sa facilité d’accès, de son environnement, etc.
6)Elaborer un rétro planning en amont ✔️
Le rétro planning va être votre meilleur allié pour l’organisation de votre séminaire. Il va vous assurer un suivi au jour près de toutes les étapes de votre événement. Vous vous assurez ainsi un bon déroulement !
N’oubliez tout de même pas de toujours tenir compte des imprévus qui peuvent survenir.
7)Réaliser un planning pour les participants 📄
Préparez pour les participants un planning qui leur permettra de suivre le déroulé de l’événement.
8)Faire une communication en amont 📣
La communication va être essentielle ! Qu’elle soit à destination de vos collaborateurs, d’invités, de sponsors, de partenaires ou autres, il est important de réaliser une bonne communication.
Cela comprend l’envoi des invitations, le recueil des réponses, une relance avec originalité pour rendre l’événement attrayant, etc.
N’oubliez pas de préciser à vos invités si certaines activités prévues nécessitent d’avoir une tenue spécifique !
9)Répéter et synchroniser 🤓
Vous y voilà ! Demain, c’est le grand jour. Vous êtes à la veille de votre séminaire. Il est donc temps de faire une visite des lieux pour vous assurer que toutes vos attentes correspondent.
Si besoin, en fonction des activités et animations prévues, n’hésitez pas faire des répétitions, à vous assurer que tout le matériel nécessaire est sur place, que les intervenants sont prêts, etc.
10)Faire une communication en aval 🤩
Votre événement est terminé et s’est bien passé !
Mais votre mission ne touche pas encore à sa fin. Vous devez préparer votre communication de remerciements. Réalisez-la environ une semaine après et n’hésitez pas à joindre quelques photos et même un formulaire de satisfaction.
Maintenant que vous savez comment préparer votre événement professionnel, n’hésitez pas à nous contacter pour profiter de notre concept unique et original : le Wake Paradise, son bar, son restaurant et surtout son mythique lac dédié aux activités nautiques 😉